はじめまして、こんにちは。
エンジニア特化のダイレクトリクルーティング運用を行っている株式会社シンギョクです。
当社は「core scout（コアスカウト）」というサービスを提供しています！
ここでは当社が行ったスカウト運用での成功事例やノウハウを公開していきます！
今回は、ダイレクトリクルーティングを始めたことのない人事の方や、最近始めた人事の方向けに基本的なステップをご紹介したいと思います。
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目次
ダイレクトリクルーティングとは？
「ダイレクトリクルーティング」とは従来型の「人材紹介」や「求人媒体」とは異なり、スカウトメールなどで企業が直接求職者へアプローチをする手法のことです。
特徴としては「1to1型」「スカウトサービス」「事前にレジュメをチェック」等で、応募効果や採用確度は高いとされる一方で、比較的工数がかかるものとされています。
労働人口が減り、売り手市場になった現在、なかなか採用できない状況を打破するために「攻めの採用手法」の一つとして考えられることが多くなりました。
ダイレクトリクルーティングのステップ
そんなダイレクトリクルーティングですが、工数がかかることが多いため、サービスを検討するも「工数がかかりそうだから辞めとこうかな・・」となるケースもよくあります。
しかし、その一方、何もしなければ当然採用できないリスクも高まるため、頭を悩ませている人事の方も多いはず。
そのため、ここではどんなステップがあり、ダイレクトリクルーティングを使いこなすことを目的に、始めてから採用までのステップやステップごとの具体的なアクション、ポイントを紹介します。
ということで具体的なステップはこちら！
- 導入前に体制構築
- 媒体選定
- スカウトを送る
- 応募者に対応する
それぞれ詳しく説明しますので興味のあるページに飛んでみるか、
もしくは時間のあるかたは上から順に見て行ってください！
導入前準備編〜実は体制構築が1番大事〜
まず1stステップは運用体制です！実はここで運用体制を1番目に挙げているのは当社のこだわりも入ってます(笑)
本来はまずは媒体を決めてから運用体制の検討をすることもあるかもしれませんが、ダイレクトリクルーティングで効果を出すには日々の運用が非常に重要。また、媒体によっても若干ですが運用工数は異なります。
そのため、自社の運用体制やキャパシティも把握してから媒体を決めることをお勧めします！
さて、ではどんな体制にするのかについてですが、ダイレクトリクルーティングは人材紹介や求人媒体と比べて応募獲得前に工数がかかります。具体的には「対象者を検索して」、「レジュメを見て」、「1件1件スカウトを送る」という工程が必要です。
これがどのくらい大変なのか。
どれくらいの時間が必要か計算してみます。
目標とする応募数にもよりますが、返信率を約10%、10応募で1名採用と仮定すると、必要な配信数は100通。
さらに、検索〜閲覧〜配信で1通配信するのに約20~30分かかるとすると必要な時間は2000~3000分(33〜50時間)。
10応募を1ヶ月目標だとして、20営業日で考えると1日約1.6時間~2.5時間必要です。
今の業務に加えて1.6〜2.5時間と考えるとどうでしょう？多い多くないの感覚は人によって違うかもしれませんが、すでにフルタイムで稼働してると、「ちょっとやってみよう」では済まなさそうです。
そのため業務分担、つまり運用体制の構築が重要になります。
例えば対象者検索や対象者選定は、現場の人に対応してもらうなどがよくあるケースです。これは↑にあげた工数例では触れませんでしたが、「選定した対象者のチェック」や「面接時のギャップを埋める」意味でも非常に効果的です。
また、アウトソースもよく検討されます。丸っとお任せすることもよくありますが、部分的に外に出すケースもあります。どの媒体にせよ少なくとも数万、多ければ数百万のDBから検索を行うため、意外と検索にも時間がかかります。そこをアウトソースし、十数から多くとも数十件から選ぶとなるだけでも時間的には大きな短縮になるため、おすすめです。
あとは運用体制とは少し異なりますが、媒体のUIで選ぶのも意外と重要です。例えば媒体によってはAIにより一度検索した条件などをもとに対象者を自動抽出してくれる機能があるものもあります。
ターゲットがいても運用破綻して配信ができなければ元も子もないですので、媒体を選ぶときは対象となるターゲット数だけでなく、配信のしやすさも意外と重要な項目になります。
少し余談もありましたが、このように想定される工数から運用体制を事前に考えておくことがダイレクトリクルーティング成功の第一歩になります！
媒体選定編〜使用媒体はこのデータで決めよう〜
続いて媒体の選び方について説明します！
媒体の選び方は↑の体制編でも若干触れましたが、大きく3つのポイントが重要です！
①対象ターゲットの含有数
②競合求人の数
③管理画面の使いやすさ
それぞれ順を追って説明します。
①対象ターゲットの含有数
こちらは当然ながら1番重要な項目になります。DBにターゲットがいなければスカウトが送れないので必ず事前に調べることが必要です。その際、多くの媒体社はITエンジニア〇〇名などざっくりとした数字しか開示してないことが多いため、直接営業担当に自社の条件を伝えて調べてもらうことをおすすめします。
（例えば、言語はSwift、経験は2年以上、設計だけでなく実装経験もある人など）
また、よくあるケースとして登録はしてるけど転職検討してない層などを除外せずに媒体を選ぶと実際にアクティブな層は1/10くらいしかいなかったなどもあり得ます。そのため、登録日やログイン日などからアクティブな層の人数も調べてもらうことが重要です。
ほかにも当社としては、毎日、新規登録者へのスカウトをお薦めしています。(詳細は送信編で触れます)
そのため、日次での対象ユーザーの新規登録数なども可能であれば確認しておくと、よりうまく比較できると思います！
②競合求人の数
上で触れた対象ターゲットの数は調べる方も多いと思いますが、実は見たほうがいい視点が「競合求人の数」。例えば、大手媒体と新興サービスを比較するときにターゲット数だけを見ると「大手媒体かな？」となりますが、直感的に新興サービスのほうが応募が来そうだなと思ったことありませんか？
そこで調べていただきたいのが競合求人の数です！
スカウトを送信し、閲覧⇒応募までたどり着くまでにそのユーザーが何社からスカウトをもらっているのかは重要です。特に自社が有名でない場合、「数あるスカウトから閲覧してもらえるか」に大きく関わります。そのため媒体・サービスの営業担当に導入社数についても聞いておき、対象者数と合わせた求人倍率も媒体選定の判断基準に入れることをお勧めします。
③管理画面の使いやすさ
これはまた採用の期待値とはあんまり関係なくない？と思われそうですが、めちゃくちゃ関係あるので取り上げました！というのもダイレクトリクルーティングではどのサービスも基本的には運用を自社で担います。そのため、運用破綻のリスクを最小限にすることも成功に向けた重要なカギになります！
「運用は私が頑張ればいいか」という甘い考えで、（あまりこんなサービスありませんが）検索条件が保存できなかったり、エラー落ちするサービスを選んでしまうと導入前準備編で触れた1.6〜2.5時間/日の稼働時間が2倍、3倍と増え、気づいたら1日スカウト配信で終わった・・なんてこともあり得ます。
そのため、ちゃんと事前にデモ機を見せてもらい、管理画面の使いやすさについても確認しましょう！
送信編〜応募してもらうには個別性と特別感〜
さて、媒体選定ができ、無事に申込が完了したらやっと送信です。
（上から読んでいただいている方は長かったかもしれませんm(__)m）
送信には大きく2つの手順がありますのでその手順に沿って説明します。
（本来は求人票の作成もあると思いますがサービスごとで仕様が大きく異なるのでここでは割愛します。）
①対象者検索⇒評価
②レジュメ閲覧⇒文面作成
③番外編（当社の秘伝のたれ）
①対象者検索⇒評価
まずは管理画面にログインし、対象者の検索をしましょう。
その時の検索条件の設定ですがABCなどで段階評価がおすすめです。理由の１つはどんなに対象者が多いDBでも「配信対象がいなくなっちゃった」ってことは起こりがちなので、だんだん要件緩和していくことも見据えての評価と、もう1つは現場の方が巻き込めているのであればターゲットのすり合わせの場にもなり得るので、ABC評価はおすすめです。
大体どのサービスも職種や言語などでの検索ができるはずなので、「ドンピシャの人材要件」「1つや2つ妥協する要件」「最低基準の要件」などで区分けしてABC評価をつけてみましょう。
②レジュメ閲覧⇒文面作成
対象者の抽出ができたらスカウト文面の作成です。
レジュメを開いてプロフィールや実績、自己PRなどを確認し、文面を作成します。
この際に画一的な文章では求職者側の目は肥えているので見破られてしまいます。そこで某メスライオンの方も言ってましたが、「ラブレター」を書くように、文章を考えることがおすすめです。
「なぜ興味を持ったのか」「どんなことをしてもらいたいのか」という記載は当然ながら、それ以外にも、レジュメの薄い方には「なぜ転職をしたいのか」「どんなことを転職に期待しているのか」といった質問を投げてみたり、ドンピシャのプロフィールの方には、「あなたと話せるなら責任者呼びます」といった特別感を醸成したりと、個別性や特別感を意識した文章作成が返信率の向上には必要です。
③番外編
また最後に当社独自の秘伝のたれですが、意外とどのタイミングのユーザーに送るかということも重要なことをお伝えします。
やはり自分がユーザーだったとして登録後すぐに来たスカウトメールというのは開きがちです。配信のタイミングで同一のユーザーに送付しても閲覧率が倍近く違うケースもよくあります。
そのためこの①②のサイクルについても工夫し、できるだけ毎日・毎週配信することをお勧めします。
応募者対応編〜応募が来たら即対応〜
そして応募者対応です！スカウトを送って返信or応募が来たあとのお話です。こちらは2つのステップでご紹介します。
①返信も選考フローもスピードが命
②面談と面接を使い分ける
①返信も選考フローもスピードが命
スカウトを送ると当然ですが返信が来ます。
多くの場合「話しませんか？」と送りますので、日程調整へと進みます。
そこで重要なことは一つだけ。
スピードです。
鉄は熱いうちに叩けと言われるように、返信が来た時が最も候補者の面談意欲は高まっていて、時間が経てば経つほど徐々に意欲は下がります。
具体的にはビジネスで基本とされている24時間以内には返信を返さないと、求職者側としては、「自分って優先度低いのかな」と思ってしまいます。ですので返信率は大体5〜10%くらいが平均値な印象なので10〜20通で1〜2件来ると思ってルーティンにするのもおすすめです。
また、調整業務でありがちなのは現場の人が出張や有給などで土日を挟んで週明けにならないと予定がわからないなど。
そういった場合も、「当日同席してもらいたい現場の担当が有給なので週明けに日程送りますね。」と簡単にフォローを入れるだけでも違います。
とにかく早く返信がおすすめです。
また、このスピードはなにも返信に限った話ではありません。私が人材会社で働いていた時は「面談してから内定までに1ヶ月半」だった企業が「面談してから内定までに2週間」に短縮して内定承諾率が2倍以上になったというケースもよくあることでした。
②面談と面接を使い分ける
応募者対応のポイント2つ目です。
ダイレクトリクルーティングでは「応募しませんか」ではなく、「まずは話しませんか」とコミュニケーションするのが王道です。
そのため最初は「面接」ではなく、「面談」をします。
ここで重要なのは面接は選考が目的ですが、面談は意向醸成が目的ということです。
そのため、志望動機を聞くなどはもってのほか、できる限り候補者の転職活動のきっかけや悩みを聞いて、その中て自社で解決できそうな部分を提案するようなコミュニケーションが重要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は人事未経験もしくはダイレクトリクルーティングが初めてという方に向けてステップをボリューム多めに解説してみました。
今後も人事向けの記事を増やして良い企業とエンジニアの方の出会いに貢献できればと思います！
シンギョクではエンジニア採用のスカウト運用から採用設計まで幅広くご支援しております。採用に関するお困りごとはお気軽にご相談ください。
