「ダイレクトリクルーティングを行っているものの、うまくいっていない」
「より採用を成功させるためにスカウトの数値分析をしたいけれど、どんな風にすればいいのか分からない」
この記事を開いてくださった人事担当者の方の中には、このような課題を抱えている方が多いのではないでしょうか。
スカウトの数値管理や分析と言っても特別なツールは必要なく、関数を使えばスプレッドシートやExcelで手軽に始めることができます。
本記事では、スプレッドシートで作成した、スカウトメールに特化した採用管理シート（以下：スカウト管理シート）を紹介するとともに、管理シートの使い方、分析方法などを解説していきます。採用活動をよりよくするために、ぜひご利用ください。
目次
スカウト管理シートを使う意義
採用管理シートとは、採用活動における選考プロセスや候補者情報を確認するツールのこと。今回紹介するのは、スカウトメールでの採用に特化した採用管理シートです。実績を管理するだけでなく、候補者情報も管理することができます。そのため、採用担当者が選定した候補者に対する現場や上長の評価も、同じ表で一元管理することが可能です。
なぜスカウト管理シートが必要なのか？
採用には決まりきった正解がありません。そうした先が見えない状態で自社なりの成功パターンを見つけるためには、正しいノウハウを蓄積したり、妥当性の高い課題設定とその検証を繰り返したりする必要があります。
そして、そのようにPDCAを回していくためには、自社の採用活動でどのような行動を行っているのかを把握し、振り返る機会が欠かせません。スカウト管理シートを活用することは、そうした機会を作る非常に良い方法のひとつなのです。
とはいえ、ダイレクトリクルーティングツールには数値分析機能が備わっているものも多いです。「それを使うのじゃダメなの？」とお思いの方もいらっしゃるかもしれません。
もちろんダメではありませんが、ツールについている分析機能の場合は、当然ながらそのツール上の数値しか分析することができません。つまり、ツールの垣根を超えた横断的な分析が難しいのです。
だからこそ、使用ツールと募集ポジションを横断して把握し、どこに問題があるのかを俯瞰的にみることで、課題の原因を特定しやすくなります。
スカウト管理シートを使うことで得られるもの
スカウト管理シートを使うことの最大のメリットは、採用活動における課題に“当たり”をつけられることです。もちろん管理シートを使ったからといって、採用活動のすべてを可視化するのは難しいです。ただ、前項で紹介した事例のように、改善すべき点を特定でき、真の課題にグッと近づくことができるようになります。
たとえば返信率が悪い場合には、「スカウト文面であまり魅力を訴求できていないのかもしれない」、「求人の内容が魅力的に見えていないのかもしれない」、「そもそも採用ターゲットがズレている可能性もある」などさまざまな仮説を立てられます。
弊社が提供するスカウト支援サービス core scout（コアスカウト）では、その仮説を検証してさらに仮説の精度を高めた上で、ダイレクトリクルーティング支援先の企業とのミーティングにおいて、クライアントとともに解決策を探っています。
実際の例
クライアントの悩み
ダイレクトリクルーティングを導入したが、ツール、求人ごとに返信率にばらつきがあり、どのツールやポジションに改善の余地があるかわからない状態だった。
スカウト管理シートの導入で判明・改善したこと
ツール、ポジションごとにスカウト数、返信率を可視化できたため、課題の仮説立てや改善点の洗い出しがスムーズになった。また、ツール側のカスタマーサクセスとも実数値ベースで会話ができ、運用の相談が具体的になった。
このように、採用活動における課題をより特定しやすくなることが、スカウト管理シートを活用することの大きな利点と言えます。
スカウト管理シートの項目とは？
今回ご紹介するスカウト管理シートは、「マスタ」「候補者管理」「実績（トータル）」「実績（月間）」、「実績（期間）」の5つのタブに分かれています。
ここからは一つひとつのタブについて、入力項目や使い方を紹介します。
候補者管理
選定時に入力する箇所
候補者番号：選定した候補者につける通し番号を入力するセルです。ここをきちんと入れておけば「〇番〜〇番の方の評価をお願いします」というように、他部署との連携も非常にしやすくなります。
候補者URL：候補者のレジュメのURLをコピーして貼り付けておきます。こうすることで、レジュメに直接アクセスすることができ、その後の評価入力がスムーズになります。
候補者名：候補者のIDをコピーして貼り付けます。ここと候補者URLのリンク先の氏名に相違がある場合は、選定の際に何らかのミスが発生している可能性が。選定担当に確認してみてもよいでしょう。ちなみに、候補者名と候補者URLについては、これまでに選定した候補者と重複していた場合、セルが赤く表示される仕組みとなっています。これにより同一人物の選定を防ぐことができます。
ポジション名：選定した職種名を入力します。あらかじめ「マスタ」に登録しておくことで、プルダウンでの選択が可能です。
サービス名：使用したダイレクトリクルーティングツールを入力します。こちらも「マスタ」に登録しておくことで、プルダウンでの選択で入力することができます。
選定日：選定した日を記録しておきます。
選定時コメント：評価者と認識をすり合わせ、選定の質を上げるために用意したものです。選定時に気になった点、迷った点などがあれば記載します。
評価時に入力する箇所
評価担当者：評価した人物を記入します。
評価：選定者が候補者を評価するためのセルです。A、B、Cの3つの選択肢が用意されています。以下の基準で評価を入力していきます。
A：ドンピシャのターゲットに近い
B：ターゲットには入っている
C：送信しない
NG理由&評価コメント：選定者との目線のすり合わせのため、NG理由を記載しておきます。そのほかにもペルソナど真ん中の人材がいた場合などには、評価コメントを残しておくと、選定の精度向上に繋がります。
送信時以降に入力する箇所
送信日：スカウトを送信した日を記録しておきます。
再送信日：ダイレクトリクルーティングツールについているリマインド機能での自動再送ではなく、もう一度文面を作成してスカウトを送った場合に、その日にちを記録するためのものです。再々送信日まで記録ができます。
返信日：候補者から返信があった場合、その日付を記入します。
承諾・辞退：返信があったとしても必ず面談に繋がるとは限らず、辞退される場合も。そのため、辞退と承諾を選べるようになっています。
選考ステータス：スカウトが承諾されたのちの選考ステータスまで管理可能です。一方で簡易的なものではあるので、選考に入ってからの歩留まりなどを分析したい場合は、別途選考ステータスを管理するためのツールを利用するのがおすすめです。
実績（トータル）
このタブでは関数を利用して、スカウトの工程管理ができるように設計がなされています。これまでスカウト管理シートに入力してきた期間すべてにおける、選定数、評価数、A、B、Cそれぞれの評価数、送信OK率や返信率などを確認できるようになっています。
スカウト全体でこれらの数値をみることもできますし、サービスや職種ごとの数値を見ることも可能です。そのため、送信OK率が低いポジションだけ選定者との目線合わせを強化したり、同じく送信OK率が低いサービスがあれば媒体選定を見直したりと、改善に向けて動きやすくなるのがメリットです。
実績（月次）
基本的に実績（トータル）と確認できる項目は変わりませんが、月ごとに実績を見ることができるタブです。
実績（期間）
ここでは、任意の期間の実績を確認することができます。
期間だけでなく、もちろんダイレクトリクルーティングサービス名やポジション名も掛け合わせた絞り込みが可能です。さらにグラフとしても出力されるため、成果を可視化したい時にも便利です。
マスタ
候補者管理のプルダウンや実績で表示される職種やスカウトサービス名などの項目を管理するためのタブです。追加や削除をしたい場合は、セルに記入or消去するだけでOKなので、簡単に項目を増やすことができます。
利用する際の注意点
基本的には注意点はありません。ただ、関数が複数組み込まれているので、関数に苦手意識がある方の場合、シートのカスタマイズなどは少々難しいかもしれません。
まとめ
今回は、テンプレートとともにスカウト管理シートの使い方についてご紹介しました。ぜひ採用活動をさらに円滑に進めるために、ご活用いただけますと幸いです。
なお、項目が多くなるので今回は取り上げませんでしたが、「職種ごとにスカウトの予実管理をする機能」、「週次で数値を集計する機能」などもクライアント支援の場では活用しています。ご興味があれば、共有しますので問い合わせフォームからご連絡ください。
また、シンギョクが提供するスカウト支援サービス「core scout（コアスカウト）」では、戦略立案から実行支援、改善施策まで、エンジニア採用のプロにダイレクトリクルーティングの運用をお任せいただけます。
採用成功に向けた取り組みはもちろんのこと、スカウトメールの豊富なナレッジや、他社の事例も踏まえながら、適切にPDCAのサイクルを回し、お客様の採用競争力を高められるようご支援いたします。
もし「スカウトに取り組みたいけどそもそもの工数が足りていない」、「ノウハウがなく、うまくいっていない」などのお悩みを抱えている採用担当者さまがいらっしゃいましたら、ぜひお気軽にお問い合わせくださいませ。
